MÖTE.AX är en unik tjänst som erbjuder möteshantering med närvaroregistrering och är främst skapad som ett komplement till existerande gruppkalendersystem som Microsoft 365 och Google Workspace m fl med fokus på den offentliga sektorn, tjänsten kan självfallet användas inom alla områden där dess funktionalitet fyller ett behov.
MÖTE.AX löser följande problem:
Kalenderapplikationer följer i regel inte de standarder som finns och fungerar därför dåligt när applikationer från olika leverantörer skall samarbeta.
MÖTE.AX är kompatibel med alla vanligt förekommande kalenderapplikationer på marknaden som stöder uppdateringar via e-post och fungerar därför som en bro mellan användare i olika system och miljöer vilket är fallet med tex förtroendevalda i offentlig verksamhet.
De flesta kalenderapplikationer är enavändarsystem som kanske har visst stöd för att flera användare kan hantera samma möte men det kräver ofta komplicerade inställningar av IT-supporten.
I MÖTE.AX har alla medlemmar med rättighet att skapa och uppdatera möten tillgång till samtliga möten i sitt organisationskonto, vilket skapar viktig flexibilitet och effektivitet.
I många möten skall deltagarna registrera närvaro som kan vara i flera omgångar under ett möte då en medlem av någon orsak måste avlägsna sig tillfälligt, vilket i offentliga sammanhang måste protokollföras. Medlem kan ofta också få reseersättning för antal kilometer och enligt samåkning, vilket i regel löses genom krysslistor på papper.
I MÖTE.AX ingår en funktion som tar hand om detta så att hela förfarandet sker helt digitalt, varje mötesinbjudan innehåller alltid en länk till ett formulär för mötesregistrering utan inloggning. Mötesregistreringar kan också registreras och uppdateras i kontrollpanelen och kan sammanställas till rapporter som sedan kan laddas ned som Excel lista eller PDF.
Inom offentlig verksamhet byts förtrondevalda ut regelbundet vilket ofta innebär att stora mängder personer skall flyttas in i eller ut ur kalendersystemet och grupper, vilket är resurskrävande då existerande kalendersystem ofta saknar funktioner för bulkhantering av medlemmar.
I MÖTE.AX ingår en importfunktion där nya medlemmar enkelt kan hämtas in i systemet komplett med de grupptillhörigheter de sedan skall ha. Importlistan är i CVS formatet och kan enkelt skapas i tex Excel.
Existerande medlemmar som skall tas bort från systemet måste tas bort en och en men detta sker med några knapptryckningar, medlemmarna tas samtidigt automatiskt bort från de grupper där de ingår. Borttagna medlemmar finns dock kvar i aktuella närvaroregistreringar och behåller sina personliga konton (endast kopplingen mellan det personliga kontot och organisationens konto tas bort). Personliga konton som inte används under 1 års tid städas automatisk bort av systemet.
I existerande kalendersystem måste ofta grupper tillgängliga för flera kalenderadministratörer skapas av IT-supporten, i många fall är det komplicerat att ansluta externa medlemmar (medlemmar som inte har konto i det lokala kalendersystemet) i grupper.
I MÖTE.AX är alla skapade grupper tillgängliga för samtliga medlemmar som kan skapa kalenderinbjudningar. Grupper kan även ingå i andra grupper, även om vi rekommenderar återhållsamhet på grund av en snabbt ökande komplexitet.
I existerande system listas alla inbjudna mötesdeltagare i vare enskild inbjudan vilket ger möjlighet för kalendersystemen att samla in data om vilka personer som deltar i olika möten. Detta är ett problem när det gäller datainsamling för annons- och annan profilering.
I MÖTE.AX ingår möjligheten att skapa anonymiserade mötesinbjudningar där de inbjudna deltagarna endast får information om vem som är sammankallare till mötet, kalendersystemen kan alltså inte samla in data om resten av de inbjudna mötesdeltagarna.